⚠️A ferramenta de preenchimento de documentos por meio de variáveis dinâmicas faz parte do Módulo de Credenciamento. Acesse o link com o passo a passo completo da ferramenta: Módulo de Credenciamento


Visão Geral

A funcionalidade de Documentos Inteligentes permite que sua empresa utilize modelos de documentos com preenchimento automático de dados dos profissionais.

Com isso, é possível gerar contratos, declarações, termos e outros documentos de forma muito mais rápida e padronizada.

O sistema substitui automaticamente variáveis do modelo pelos dados cadastrados do profissional no momento da visualização ou download do documento.


I. Como funciona

O fluxo continua praticamente igual ao já utilizado atualmente no sistema:

  1. A empresa cadastra um tipo de documento

  2. A empresa faz upload de um modelo Word (.docx)

  3. O sistema identifica as variáveis do modelo

  4. O profissional ou coordenador baixa o documento preenchido automaticamente

  5. O documento pode ser assinado externamente

  6. O documento assinado é enviado normalmente pela plataforma

  7. O fluxo de aprovação continua funcionando normalmente


II. Cadastro do Modelo de Documento

Onde configurar

Acesse:

Configurações → Tipos de Documento

Ao editar ou criar um tipo de documento, será possível:

  • Fazer upload de um modelo Word (.docx)

  • Ativar a geração automática do documento

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Como criar um modelo


O modelo deve ser criado em formato Word (.docx).

Dentro do documento, você poderá utilizar variáveis dinâmicas entre chaves.

Exemplo:

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Quando o documento for gerado, o sistema substituirá automaticamente as variáveis pelos dados reais do profissional.

III. Como utilizar as variáveis


As variáveis devem ser utilizadas obrigatoriamente no seguinte formato:

{{VARIAVEL}}


Regras importantes:

  • Utilizar letras maiúsculas

  • Manter exatamente o nome da variável

  • Não adicionar espaços

  • As variáveis devem permanecer entre chaves duplas

Exemplo:

{{PROF.NOME}}
{{PROF.CPF}}
{{DATA}}

Variáveis Disponíveis

Informações do profissional

Variável
Descrição
{{PROF.NOME}}
Nome completo do profissional
{{PROF.EMAIL}}
E-mail do profissional
{{PROF.TELEFONE1}}
Telefone principal
{{PROF.TELEFONE2}}
Telefone secundário
{{PROF.NASCIMENTO}}
Data de nascimento (dd/mm/aaaa)
{{PROF.PROFISSAO}}
Profissão do profissional
{{PROF.CRM}}
CRM com UF
{{PROF.RQE}}
RQE do profissional
{{PROF.CNS}}
CNS do profissional
{{PROF.DATAADMISSAO}}
Data de admissão (dd/mm/aaaa)
{{PROF.CODIGO}}
Código do profissional
{{PROF.DETALHES}}
Detalhes adicionais do cadastro

Dados de endereço

Variável
Descrição
{{PROF.CEP}}
CEP do profissional
{{PROF.RUA}}
Rua
{{PROF.NUMERO}}
Número
{{PROF.BAIRRO}}
Bairro
{{PROF.COMPLEMENTO}}
Complemento
{{PROF.ESTADO}}
Estado
{{PROF.CIDADE}}
Cidade

Dados de faturamento

Variável
Descrição
{{PROF.CPF}}
CPF do profissional
{{PROF.CNPJ}}
CNPJ
{{PROF.RAZAOSOCIAL}}
Razão social
{{PROF.NOMEFANTASIA}}
Nome fantasia

Dados dinâmicos

Variável
Descrição
{{DATA}}
Data atual da extração do relatório
{{DATAPOREXTENSO}}
Data atual por extenso da extração do relatório
{{HORA}}
Hora atual extração do relatório



Como o documento é gerado

Quando o profissional ou coordenador realizar o download do documento:

  1. O sistema localizará o modelo cadastrado

  2. As variáveis serão substituídas automaticamente

  3. Um PDF preenchido será gerado

  4. O arquivo será disponibilizado para download


IV. Fluxo do Profissional


Via aplicativo

O profissional poderá realizar as seguintes ações:

1 - Acessar seus documentos

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2 - Acesse o tipo de documento e depois clique em baixar modelo 

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3 - Tratativas externas dos documentos.

  • Impressão do PDF
  • Assinaturas digitais por meio de ferramentas externas
  • Envio do documento por e-mail para validação.
  • Validação de documentos em plataformas terceirizadas.

4 - Anexar modelo e enviar novamente através da plataforma

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V. Fluxo de uso do Coordenador (Via Web)


O coordenador poderá:


  • Baixar o documento já preenchido

  • Enviar o documento ao profissional

  • Acompanhar o envio

  • Aprovar ou recusar normalmente


Aprovação de Documentos


O fluxo de aprovação continua funcionando normalmente.

Após o upload do documento assinado:

  • O documento aparecerá na tela de aprovação

  • Será possível visualizar

  • Baixar

  • Aprovar

  • Solicitar correção

  • Recusar


Relatórios 📃


Os documentos enviados continuarão aparecendo normalmente nos relatórios de documentação.

Nenhuma alteração será necessária no processo atual.


Boas práticas


  • Utilize modelos simples

  • Evite tabelas muito complexas

  • Sempre teste o documento antes de disponibilizar aos profissionais

  • Utilize apenas variáveis disponíveis na documentação



VI. Dúvidas Frequentes❔


  • Posso editar o PDF gerado?
    • O PDF gerado é apenas para visualização e assinatura.
    • Caso seja necessário alterar o conteúdo, o modelo Word deverá ser atualizado.
  • Posso utilizar imagens e logotipo?
    • Sim, modelo Word pode conter:
      • Logotipo
      • Cabeçalho
      • Rodapé
      • Assinaturas digitalizadas
      • Tabelas
      • Formatação personalizada
  • O sistema salva automaticamente o PDF gerado?
    • Não, o documento é gerado dinamicamente no momento do download do Modelo.
  • E se os dados do profissional estiverem incorretos?
    • Realize o ajuste no perfil do profissional, e solicite que o profissional baixe o modelo através do acesso.
  • Casos de variáveis inexistentes/Incorretas
    • Caso uma variável seja utilizada incorretamente no modelo, ela não será preenchida.
      • Exemplo:
        • 1 - Caso onde a variável não existe.
        • 2 - Caso onde a variável esta incorreta.
        • 3 - Caso onde a variável é valida porem o campo respectivo do profissional esta vazio.
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